Die Einführung von Business Intelligence-Werkzeugen ist ganz klar Sache der IT-Abteilung. Ist das wirklich so? Oder lauert hier ein Denkfehler, der ein ganzes Projekt in Wanken bringen kann? Eine sehr gute Frage. Sehen wir uns die Sache näher an – damit am Ende nicht Sie es sind, der in eine Falle tappt.

Nehmen wir an, Sie wollen eine Flugreise buchen: „Der Airbus A350 ist das zurzeit beste und modernste Flugzeug der Welt“, wird Ihnen gesagt. „Besonders leise Triebwerke, die den Geräuschpegel in der Kabine um 75 Prozent senken. Unglaublich viel Platz, weil der Rumpf breiter ist als bei herkömmlichen Linienmaschinen. Und die Innenbeleuchtung ist darauf abgestimmt, dass Sie keinen Jetlag bekommen.“ Da will man doch sofort einsteigen, oder? Hat nur einen Haken: Zu Ihrem Reiseziel fliegt gar keine A350.

Als Controller geht es Ihnen ähnlich. Die beste Software nützt Ihnen nichts, wenn sie nicht zu Ihren Aufgaben und Anforderungen passt.

Unser Consulting-Team macht diese Erfahrung immer wieder: Ein Controlling-Leiter oder CFO fordert unsere Unterstützung für ein Business Intelligence-Projekt an. Kommen wir in das Unternehmen, werden unsere Berater vor vollendete Tatsachen gestellt: Die IT-Abteilung hat bereits eine Software ausgewählt. Hauptkriterium: Passt perfekt zu unserer IT-Landschaft. Und an der Entscheidung ist übrigens nicht mehr zu rütteln.

Der denkbar schlechteste Start in ein BI-Projekt

Kein Zweifel: Eine Software macht nur dann Sinn, wenn sie technisch einwandfrei läuft und sich in die bestehende technische Infrastruktur nahtlos einbindet. Was in diesem Fall aber nicht bedacht wurde: Auch das Controlling hat bei der Auswahl ein wichtiges Wort mitzureden. Meist kommen dann noch ganz andere Anforderungen auf den Tisch: Welche Informationen will das Management aus dem BI-System ziehen? Welche Datenquellen sollen dafür angezapft werden? Wie sollen die Daten visualisiert werden?

Und das sind nur einige wenige beispielhafte Kriterien. Doch nach ihnen wird bei der Auswahl oft nicht gefragt. Und dieses Versäumnis rächt sich bitter – wenn sich nämlich herausstellt, dass die Software für die Anforderungen des Controlling komplett ungeeignet ist.

Nicht jeder Controlling-Leiter haut mit der Faust auf den Tisch, wenn sein Projekt wegen solcher Gründe vor dem Scheitern steht. Es ist nur verständlich, wenn er es sich weder mit der IT noch mit dem Management verscherzen will – und stattdessen eine diplomatische Lösung sucht. An uns als Consultants geht dann die Frage: Wie bekommen wir das Projekt mit der gegebenen, aber im Grunde ungeeigneten Software trotzdem hin?

Wohin das führt, können Sie sich sicher denken: Statt das System strukturiert aufzubauen, wird es bereits im Frühstadium zum Flickwerk. Wird ein Unternehmen unter solchen Voraussetzungen mit seinem BI-System glücklich? Meistens nicht.

Anforderungs- und Kriterienkataloge sorgen für treffsichere Entscheidungen

Wir sehen es an den vielen, vielen Projekten, bei denen wir unsere Kunden begleiten durften: Erfolgreiche BI-Projekte sind Teamarbeit, bei der Controlling, IT und Consultants Hand in Hand arbeiten. Dabei ist es die Aufgabe des Consultant, nicht nur den Fahrplan mitzugestalten, sondern auch die Rollen im Team festzulegen. Diese Fragen sollten bereits sehr früh bei Projektstart geklärt werden.

Das Controlling übernimmt die Führung.  Dort wird mit den Werkzeugen in der Praxis gearbeitet. Dort müssen die Informationsanforderungen des Managements zügig und schlank umgesetzt werden. Deshalb stellt das Controlling auch die fachlichen Anforderungen an die Software.

Die IT  spielt natürlich ebenfalls eine wichtige Rolle. Ihre Unterstützung von der technischen Seite ist absolut notwendig und unverzichtbar. Ebenso wie ihr Know-how und ihr offenes Ohr für alle Beteiligten. Und natürlich geht nichts ohne ihr finales Ok für ein Softwareprodukt.

Der Berater moderiert, koordiniert und bringt dabei seine ganze Erfahrung ein. So arbeiten wir bei ATVISIO zum Beispiel mit konkreten Anforderungs- und Kriterienkatalogen. Sie erleichtern es dem Controlling, aber auch der IT, die eigenen, ganz individuellen Kriterien für die Softwareauswahl zu ermitteln und sinnvoll zu gewichten.

Mein Fazit lautet also: Erst der Dreiklang aus Controlling, IT und Berater garantiert einen sicheren und erfolgreichen Projektverlauf.

Wie gut dieses Erfolgsprinzip bei unseren Kunden ankommt? Das können wir am hohen Grad ihrer Zufriedenheit ablesen, die wir regelmäßig ermitteln. Wie wir dabei vorgehen, um wirklich unabhängige, nachprüfbare Ergebnisse zu erzielen, das erzähle ich Ihnen in Kürze.

Exzellente Performance wünscht Ihnen

Ihr

Peter Bluhm