„Softwareauswahl? Dabei muss mir niemand helfen, das nehme ich selbst in die Hand. Kurz im Internet checken, was der Markt so bietet, ein paar Erfahrungsberichte vergleichen, dann treffe ich eine Vorauswahl. Die Hersteller aus meiner Shortlist lade ich ein und lasse mir die Produkte vorführen. Der überzeugendste Kandidat bekommt dann den Zuschlag. Das Ganze ist wirklich kein Hexenwerk.“

Bei vielen Firmen läuft der Auswahlprozess für Ihre BI-Werkzeuge so oder ähnlich ab. Und einige wenige haben mit dieser „Strategie“ sogar einen Treffer gelandet. Bei den meisten allerdings entpuppt sich die so erworbene und oft teure Software im Tagesgeschäft als kompletter Fehlkauf – und das deshalb, weil die Auswahlkriterien von Anfang an falsch und unvollständig definiert waren. Beim Auswahlprozess wurde aus der Hüfte geschossen, wertvolle Zeit verschwendet, Budget verbrannt und auch die persönliche Reputation im Unternehmen aufs Spiel gesetzt.

Niemand will bei einem Projekt in diese Falle tappen: Sehen wir uns deshalb genauer an, wo der Fehler liegt – und skizzieren anschließend, wie eine solide Projektplanung aussieht, die sicher zum Erfolg führt.

Der richtige Startpunkt

Worin liegt also das Risiko, ein BI-Projekt auf eigene Faust zu starten? Ganz einfach: Weil viele Unternehmen mangels Erfahrung den vierten Schritt vor dem ersten setzen, und den zweiten und dritten ebenfalls überspringen. Dass sie dabei ins Stolpern geraten, ist nicht verwunderlich.

Wäre es nicht sinnvoll, zunächst die eigenen Ziele festzustecken, bevor Sie eine Marktrecherche beginnen? Denn worum geht es wirklich? Es geht um Ihre Anforderungen und Ihre Ziele. Es geht darum, welche Antworten Ihre BI-Werkzeuge liefern sollen. Wie Sie Ihre Planungs-, Reporting- und Analyseprozesse deutlich verbessern können.

Klarheit verschaffen sollten Sie sich vor der Softwareauswahl auch über die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen. Haben Sie bisher bevorzugt mit Excel gearbeitet? Wie sieht es mit Ihren Datenquellen aus? Und ebenso wichtig: Was passt zu Ihrer Budgetvorstellung?

Erst wenn diese Fragen geklärt sind, lohnt es sich, die Software selbst in den Fokus zu nehmen: Welche Kriterien muss sie unbedingt erfüllen? Welche können sein? Und welche braucht es auf keinen Fall?

Projektmanagement-Experten sind sich einig: Erst wenn diese drei Phasen abgeschlossen sind, ist es sinnvoll, nach einer Software Ausschau zu halten, die Ihre vorher festgelegten Anforderungen und Ziele erfüllt.

Expertenhilfe sichert Projekterfolg

Sofern Sie bei Ihrem Business Intelligence-Projekt einen unabhängigen Sparringspartner mit ins Boot nehmen, wird dieser eine ähnliche Strategie verfolgen. Er wird auf jeden Fall bei Ihren Anforderungen und Zielen beginnen, und Sie anschließend sauber und zügig durch alle folgenden Phasen führen.

Ein erfahrener Berater ist in der Lage, nicht nur Meilensteine im Vorfeld exakt zu definieren, sondern auch die benötigte Zeit punktgenau zu kalkulieren. Er hat aber noch weitere Asse im Ärmel: Zum Beispiel vorbereitete Checklisten, mit denen Sie die Kriterien Ihrer Softwareauswahl in Rekordzeit identifizieren – und das mit der Sicherheit, an alles Wesentliche auch gedacht zu haben. Auch eine langwierige Anbieterrecherche bleibt Ihnen erspart. Als Experte hat er den Finger kontinuierlich am Puls des Marktes – und kennt als Insider sämtliche Hersteller mit ihren Stärken und Schwächen.

Und er ist sich bereits in der Auswahlphase bewusst, dass er anschließend auch für den Erfolg bei der Implementierung und beim laufenden Betrieb verantwortlich ist. In Phase 4 eine Fehlentscheidung zu treffen, die ihm in den Phasen 5 bis 8 um die Ohren fliegt – das kann er sich auf keinen Fall leisten.